Das Pareto-Prinzip - Erfahre in Teil 2 meiner Blog-Serie "Selbstmanagement - Mehr Zeit für die wichtigen Dinge" weitere Tipps für Deinen Alltag.

In Teil 1 meiner Blog-Serie zum Thema "Selbstmanagement - Mehr Zeit für die wichtigen Dinge" habe ich Dir 3 einfache Tipps für den Einstieg in Dein neues Selbstmanagement gegeben. Dort habe ich unter Tipp Nr. 2 geschrieben, dass Du Deine Aufgaben dahingehend überprüfen solltest, ob sie eliminiert, automatisiert oder delegiert werden können.

Nun stellst Du Dir vielleicht die Frage: Woran erkenne ich, ob ich eine Aufgabe eliminieren kann?

Bei der Beantwortung dieser Frage kann Dir das sog. "Paretoprinzip" helfen. Was ist das "Paretoprinzip"? Wikipedia schreibt dazu: "Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit."

Übertragen auf Dein Business bedeute das, dass Du mit 20% Deiner Aufgaben 80% Deines Geschäftserfolgs erzielst. Es bedeutet auch, dass Du mit 20% Deiner Kunden 80% Deines Umsatzes erzielst. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass 80% Deiner Aufgaben/Kunden nur zu 20% zum Geschäftserfolg/Umsatz beitragen.

Du findest also die Aufgaben, die Du streichen kannst, in 80% Deiner Aufgaben , die nur zu 20% zu Deinem Geschäftserfolg beitragen. Hier ein paar Beispiele von Aufgaben, die ich ich eliminiert habe:

  • Früher habe ich alle Fachzeitschriften gelesen, die bei mir (auf welchen Wegen auch immer) gratis im Briefkasten gelandet sind. Im Bereich Versicherungen und Finanzen sind das eine Menge Zeitschriften. Ich wollte ja schließlich immer "Up-to-Date" sein. Heute lese ich nur noch zwei Fachzeitschriften. Die Restlichen werfe ich ungelesen in den Müll, da ich festgestellt hatte, dass sich die Inhalte fast immer ähneln.
  • Ich schalte keine Anzeigen in Printmedien mehr. Die Gestaltung der Anzeigen und die Preisverhandlungen mit den Zeitungsverlagen haben Zeit gekostet. Die Anzeigen selber haben mir aber keinen einzigen neuen Mandanten gebracht.
  • Vertreter aller Art bekommen bei mir keine Termine mehr. Wenn ich Bedarf habe, kontaktiere ich den von mir bevorzugten Anbieter und stimme selber einen Termin ab. Alle anderen Anfragen werden abgeblockt.

Um wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in Deinem Business zu haben, solltest Du Dich außerdem auf die 20% Deiner Kunden konzentrieren, mit denen Du 80% Deines Umsatz machst. Diese Kunden solltest Du eine persönliche und vollumfassende Top-Betreuung bieten.

Die restlichen 80% solltest Du dennoch nicht vernachlässigen. Hier kannst Du die Betreuung aber sicherlich standardisieren und automatisieren bzw. delegieren. So musst Du selbst nicht mehr viel Zeit in diese Kunden investieren. Beispiele für eine standardisierte Kundenbetreuung:

  • Diese Kunden werden nicht mehr aktiv angerufen, sondern bekommen in einem festen Turnus automatisch eine E-Mail oder einen Brief mit dem Hinweis: Wir sind noch da. Wenn Du Probleme hast, die Du von uns gelöst haben möchtest, dann ruf bitte an und vereinbare einen Termin.
  • Ähnliches gilt für eine persönliche Beratung. Hier kann man statt einer persönlichen Beratung Webinare (Webinar = Seminar, das im Internet stattfindet) oder Erklär-Videos nutzen, um den Kunden automatisiert zu beraten.
    • Webinare kann man einmal aufzeichnen und dann immer wieder zu bestimmten Zeitpunkten automatisiert abhalten. Die Kunden bekommen automatisch eine Einladung zum Webinar per E-Mail. Ist der Vorgang einmal eingerichtet, braucht man hier selbst nichts weiter zu machen.
    • Erklär-Videos zu bestimmten Produkten oder Problemlösungen können z.B. mit Hilfe von kurzen Power-Point-Präsentationen erstellt werden. Man fertig zunächst die Präsentation an. Anschließend zeichnet man die Präsentation samt dem gesprochenem, zugehörigen Text an seinem PC auf. Das Erklär-Video kann man dann ganz einfach per E-Mail versenden.
  • Wenn Du als Berater tätig bist und Deine Beratung nicht zwingend beim Kunden vor Ort stattfinden muss, dann kann eine standardisierte Kundenbetreuung auch bedeuten, dass Du den Kunden nur online oder bei Dir im Büro berätst. Dann sparst Du Dir die Reisezeit.
  • Für einfache und immer wiederkehrende Aufgaben kannst Du einen Arbeitsstandard festlegen und die Aufgabe dann an einen Mitarbeiter delegieren. Du schreibst einmal auf (gerne auch stichpunktartig), wie diese Aufgabe zu erledigen ist. Dann überträgst Du die Aufgabe an einen Mitarbeiter. Anschließend kontrollierst Du dessen Arbeitsergebnis noch 2-3 mal und korrigierst gegebenenfalls. Damit sollte dann sichergestellt sein, dass Dein Mitarbeiter die Aufgabe in einer ähnlich hohen Qualität erledigt.

Eliminierst, automatisierst und delegierst Du Deine Aufgaben? Wie gehst Du dabei vor? Ich freue mich auf Dein Feedback.